Le rôle du responsable de séjour
Vous êtes le garant du projet de séjour (élaboré avec le titulaire de l’agrément vacances adaptées organisées) ainsi que le garant du bon fonctionnement du séjour (qualité des activités proposées, de l’adaptation et de la prise en charge des vacanciers, de la bonne coordination entre les vacanciers et leurs référents ou personnes extérieures à l’équipe de séjour (hébergeur, activités extérieurs, personnel médical extérieur…)
Vous devez tout mettre en œuvre par tous moyens et surtout à tout moment la communication des vacanciers avec leurs familles, proches, représentants légaux, structure…
Votre rôle est :
- D’optimiser le recrutement des accompagnateurs, en fonction des besoins des vacanciers accueillis déterminés en fonction des informations transmises dans le dossier confidentiel des vacanciers (article R412-11 3° du code de tourisme)
- D’être inscrit obligatoirement à la formation et sa participation, ainsi qu’à la réunion d’équipe et la réunion transport avant le séjour. Ces formations et participations reprennent les thèmes suivants : cadre juridique, séjours adaptés, suivi médical, projet de séjour, transport, hébergement, équipe encadrante, vacanciers, activités, accompagnement, gestes de la vie quotidienne, distribution médical, protocole de sécurité …
- De gérer le projet de séjour avec l’organisation de la vie quotidienne, planification des activités, animations …
- De veiller à la mise en œuvre de la prise en charge médical adapté et suivi des soins, si besoin. Il est responsable du parfait condition de stockage, conservation des médicaments et organisation de la distribution des médicaments.
- De gérer l’élaboration des emplois du temps du personnel et notamment les temps de veille et de repos et les heures de compte rendu durant le séjour.
- D’organiser avec les hébergeurs pour les régimes alimentaires particuliers, les heures de repas, organisation pour l’entretien des locaux et la gestion du budget personnel des vacanciers (lorsque le vacancier en fait la demande).
- De veiller au respect des exigences de sécurité et d’accessibilité des lieux d’accueil et d’hébergement et leur bonne tenue.
- De maintenir la sécurité et l’accessibilité des véhicules utilisés pour le transport aller retour des personnes du lieu de vie ou défini par Loisirs et Vacances Autrement au lieu d’hébergement, durant le séjour et du lieu d’hébergement au lieu d’activité aller-retour.
- De vérifier la mise en œuvre des procédures prévues pour la réorientation du vacancier (en cas de séjour inadapté à ce vacancier).
- De gérer la restitution du questionnaire médical (article 412-11 3° du code de tourisme) à l’organisme qui se chargera de le détruire.
- De rédiger pour chaque vacancier un compte rendu-fiche de synthèse de séjour et le remettre à Loisirs et Vacances Autrement.
- De tenir un budget de séjour avec tous les justificatifs.
- De réaliser un entretien d’échange individuel avec chaque membre de l’équipe (document écrit remis à l’organisme).
